Les obligations comptables des auto-entreprises

Les obligations comptables des Auto Entreprises (ou micro-entreprises) sont allégées. Cependant, les auto-entrepreneurs doivent respecter certaines règles. En effet, comme toutes les activités, les auto-entreprises peuvent être contrôlées par l’administration fiscale. Le non-respect des obligations comptables peut donc entraîner des pénalités.

En outre, la comptabilité de ces entreprises individuelles particulières suit un régime simplifié ne nécessitant pas la présentation de bilans annuels mais des déclarations périodiques. Pour remplir ces formalités, les auto-entreprises devront tenir des documents comptables en respectant certaines obligations.

Quelles sont les obligations par rapport aux documents comptables ?

Les micro-entreprises sont soumises aux obligations de facturation et de conservation inhérentes à toutes pièces justificatives.

Les principales règles se rapportant aux pièces comptables des Auto Entreprises sont :

• Les mentions obligatoires sur les factures.
• L’utilisation d’un logiciel de facturation.
• La conservation des pièces comptables.

Quelles sont les mentions obligatoires sur les factures ?

En tant qu’auto entrepreneur, vous devez émettre des factures lors d’une vente de marchandises ou d’une prestation de services. Vos factures doivent répondre au formalisme imposé par la partie II de l’article 289 du code général des impôts.

Ainsi, pour vos clients particuliers, vous avez l’obligation d’indiquer, sur vos factures de recettes, les mentions obligatoires suivantes :

• le nom ou la dénomination commerciale et l’adresse des deux parties (auto-entrepreneur et client),
• votre numéro SIREN,
• les références de votre immatriculation RCS ou RM plus la ville où vous vous êtes immatriculé si vous l’êtes. Si vous n’êtes pas immatriculé, la mention « Dispensé d’immatriculation au registre du commerce et des sociétés (RCS) et au répertoire des métiers (RM) »,
• le numéro facture : unique, séquentiel, chronologique et sans rupture,
• la date d’émission de votre facture,
• la date de la livraison si différente de la date de facturation,
• la description de l’opération facturée, la référence, la quantité (en volumes ou en unités), le prix unitaire, le montant hors taxes et autres informations pouvant avoir une influence sur le prix,
• le total HT moins les réductions (rabais, remises et ristournes) et plus les majorations (frais de transport, d’emballage …),
• le prix net à payer HT,
• la mention « TVA non applicable, art. 293B du CGI » car les auto-entreprises bénéficient de la franchise en base de la TVA,

Pour vos clients professionnels, vous devez rajouter, sur vos factures, les mentions obligatoires suivantes :

• la date limite de paiement,
• les conditions d’escompte pour les paiements anticipés et mention « Pas d’escompte pour règlement anticipé » si vous ne proposez pas d’escompte,
• le taux des pénalités en cas d’absence de paiement à la date prévue,
• la mention « En cas de retard de paiement, indemnité forfaitaire légale pour frais de recouvrement : 40 € ». Ce montant est défini par un décret.

Les factures doivent se faire au moins en deux exemplaires ; l’original est à conserver et la copie est à remettre à votre client.

L’utilisation d’un logiciel de facturation ou de caisse est-elle obligatoire ?

Les auto-entreprises bénéficiant de la franchise en base de TVA ne sont pas soumises à l’obligation d’utiliser un logiciel de facturation certifié.

En effet, suite à la modification de la loi anti-fraude, les assujettis relevant de la franchise en base de TVA ont été exclus de cette obligation d’utilisation de logiciel de caisse certifié (article 105 de la Loi de finances pour 2018 n°2017-1837 du 30 décembre 2017).

Quels sont les délais de conservation des pièces comptables ?

Les Auto Entrepreneurs ont l’obligation de conserver l’intégrité des documents liés à leur comptabilité. Selon l’article L123-22 du code de commerce, la durée de conservation des pièces comptables est de dix ans à compter de la clôture de l’exercice.

Vous devez donc garder, dans vos archives, tous les documents permettant le suivi de votre comptabilité. Il s’agit, notamment, des livres journaux ainsi que des différents registres légaux. Vous êtes également obligé de conserver l’ensemble des pièces justificatives : les factures de vente, les factures d’achats, les relevés bancaires, les talons de chèques …

Par contre, les contrats commerciaux sont à conserver dans les archives pour une durée d’au moins 5 années (Article L110-4 du Code de commerce).

Quelles sont les obligations pour la tenue de leur comptabilité ?

Le régime des auto-entrepreneurs permet de tenir une comptabilité selon un mode simplifiée. Ce statut autorise ces entreprises à ne pas établir de bilan annuel.

Pour autant, ces micro-entreprises doivent, malgré tout, respecter un minimum d’obligations liées à la tenue de leur comptabilité. On peut citer :

• La tenue des documents obligatoires.
• L’établissement des déclarations de revenus.
• L’ouverture d’un compte bancaire professionnel.

Quels sont les documents obligatoires pour tenir une comptabilité en tant qu’Auto Entreprise ?

Les auto-entrepreneurs doivent enregistrer leurs encaissements et leurs décaissements dans des registres distincts et non modifiables.

Ainsi, pour le suivi de leurs activités, les micro-entreprises ont l’obligation d’avoir :

• Un livre de recettes.
• Un livre de dépenses.

Un livre des recettes obligatoire

La tenue, au jour le jour, d’un livre récapitulant et justifiant les encaissements est une obligation pour tout auto-entrepreneur. Le registre des recettes doit être rempli de manière chronologique et exhaustive.

Dans votre livre, il faudra indiquer les mentions suivantes :

• la date de l’encaissement,
• la référence des pièces justificatives correspondant à l’encaissement (numéro facture, note …),
• le nom du client,
• la nature de l’encaissement,
• le montant de l’encaissement,
• le mode d’encaissement (chèque, espèce ou autres).

Un livre des dépenses obligatoire

Seuls les Auto Entrepreneurs exerçant une activité commerciale sont obligés de tenir un registre des achats.

Ce registre des achats contient : 

• la date de l’achat,
• la référence des pièces justificatives,
• le nom du fournisseur,
• la nature de l’achat,
• le montant de l’achat,
• le mode de paiement.

Pour la tenue de ces documents obligatoires, vous pouvez utiliser des livres comptables sur papier ou opter pour un logiciel.          

Comment se déroule les déclarations des revenus ?

Les auto-entrepreneurs doivent déclarer mensuellement ou trimestriellement leur chiffre d’affaires (CA) encaissé. La déclaration peut se faire en ligne.

Les recettes facturées, mais non encore perçues, ne sont pas à déclarer.

Si votre chiffre d’affaires est nul, vous devez toujours effectuer votre déclaration. Pour ce faire, indiquez juste la mention « néant » à la place du montant.

La première déclaration doit se faire sur la base du :

• Chiffre d’Affaires encaissé pendant votre premier mois plus celui des trois mois suivants (déclaration mensuelle) ;
• Chiffre d’Affaire encaissé pendant votre premier trimestre plus celui du trimestre suivant (déclaration trimestrielle).

Par exemple, si vous avez débuté votre activité le 20 mai, vous devez effectuer votre première déclaration mensuelle le 30 septembre ou le 30 novembre (si c’est une déclaration trimestrielle).

Les prochaines déclarations sont à faire à la fin du mois ou du trimestre suivant.

Par exemple, pour un versement mensuel, le CA du mois de janvier est à déclarer fin février.

Pour les versements trimestriels, les déclarations se font le :

• 30 avril (CA perçu en janvier, février et mars) ;
• 31 juillet (CA perçu en avril, mai et juin) ;
• 31 octobre (CA perçu en juillet, août et septembre) ;
• 31 janvier (CA perçu en octobre, novembre et décembre).

Les micro-entreprises doivent-elles ouvrir un compte bancaire professionnel ?

Les micro-entrepreneurs ont l’obligation de détenir un compte bancaire distinct de leurs comptes personnels. En effet, ils doivent ouvrir un compte qu’ils dédient à toutes les transactions financières liées à leur activité professionnelle.

Tous les encaissements et les décaissements en rapport avec leur activité et leur exploitation doivent donc s’effectuer sur ce compte dédié.

Enfin, pour être précis, sachez que ce compte peut être un simple compte courant et pas obligatoirement un compte « professionnel ».

Conclusion sur les obligations comptables des AE

En tant qu’Auto Entrepreneur, vous êtes bien assujetti à un régime comptable simplifié. Pourtant, pour mener à bien leur activité et pour être en conformité avec la législation, les auto-entrepreneurs doivent, malgré tout, respecter un certain nombre d’obligations pour tenir leur comptabilité.

Pour s’assurer du respect de ces règles, vous pouvez faire appel à un expert-comptable.

Certes, la loi n’oblige pas les auto-entrepreneurs à un tel recours. Mais parfois, le tarif proposé par certains experts-comptables n’est pas excessif. De plus, cet accompagnement par un professionnel de l’entreprise peut vous sécuriser et vous dégager du temps pour développer votre entreprise.

Mais c’est un choix qui vous revient, comme beaucoup d’autres, en tant que dirigeant …