La comptabilité générale suit des règles bien spécifiques concernant l’enregistrement comptable dans les journaux. Parmi ces principes, la partie double est l’une des plus importantes à respecter lors du passage des écritures comptables. En effet, c’est “La règle” qui garantit l’équilibre de votre comptabilité et témoigne de l’enregistrement régulier d’écritures dans les comptes.
Elle s’appuie sur les notions de débit et de crédit que vous pouvez retrouver dans votre relevé bancaire … mais à l’inverse de votre comptabilité. Ne paniquez pas ! Cette règle est l’une des plus simples à comprendre et à appliquer de la comptabilité.
Je vous explique tous les tenants et les aboutissants ainsi que le principe de la partie double ici et maintenant.
Quel est le principe de la comptabilité ?
La comptabilité a pour but de présenter une image sincère et véritable de l’entreprise à travers la tenue de ses comptes. Pour cela, il faut saisir et enregistrer chaque opération. Cette comptabilité est divisée en journaux auxiliaires dans lesquels vont être saisies les différents flux de l’entreprise.
Ces journaux possèdent, pour la saisie des montants, deux colonnes :
- une colonne débit,
- une colonne crédit.
Contrairement à votre relevé bancaire, le débit constate les flux financiers entrants dans votre entreprise (par exemple l’encaissement d’un client) et le crédit constate les flux financiers sortants (par exemple le règlement d’un fournisseur).
Il y a donc des montants à renseigner, dans deux colonnes, pour chaque opération … deux colonnes qui doivent être identiques en termes de sommes.
Qu’appelle-t-on partie double en comptabilité ?
On appelle partie double le fait qu’une opération soit toujours enregistrée dans les journaux comptables, qu’il s’agisse du journal d’achat, du journal de vente ou encore du journal de trésorerie, au débit comme au crédit.
En fait, une écriture comptable se compose :
- d’une ou plusieurs lignes d’écriture au débit et
- d’une ou plusieurs lignes au crédit.
A la fin de chaque écriture, le total des débits doit être égal au total des crédits.
Sans cette équité, l’écriture est déséquilibrée et votre comptabilité générale l’est aussi. Le nombre de comptes comptables, et donc, de lignes comptables de votre écriture importe peu. Bien évidemment, il y en aura deux, au minimum.
La plupart des logiciels comptables signalent, lors de l’enregistrement, qu’une écriture est déséquilibrée. Ils prévoient également une contrepartie automatique pour les journaux de trésorerie. Dans ce cas, ces logiciels soldent, les écritures, par le compte 512000 (banque). Mais dans les autres journaux, ce n’est pas le cas ! Et la contrepartie, cette fameuse partie double, doit être saisie à la main.
Si vous forcez l’enregistrement d’une écriture déséquilibrée, votre logiciel comptable devrait affecter la différence, par défaut, au compte 471000 : un compte d’attente. Mais tous les logiciels comptables ne le font pas. Dans ce cas, le déséquilibre ne peut être vu que par l’étude manuelle et le pointage, écriture par écriture, de tous les journaux. Autant vous le dire tout de suite, c’est un travail long et fastidieux. Mieux vaut donc enregistrer des écritures équilibrées, dès le début et à tout moment !
Exemple d’écriture comptable en partie double
Supposons que l’entreprise X achète, le 19/02/2018, une machine outil pour 1.200 euros TTC (TVA de 200 euros) à l’entreprise Y. Elle règle la machine outil, le jour même, par chèque bancaire.
Dans cet exemple, il y a deux opérations distinctes :
- L’acquisition de la machine outil par l’entreprise X,
- Le décaissement du prix pour payer l’entreprise Y.
Et pourtant, il n’y aura pas deux lignes d’écritures mais bien quatre.
Enregistrement des écritures comptables
Voici comment s’enregistre l’achat de matériel dans le journal d’achat de l’entreprise X :
| Date | Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|---|
| 19/02/2018 | 215000 | Achat de matériel | 1.000,00 | |
| 19/02/2018 | 445620 | Etat, TVA déductible sur immobilisations | 200,00 | |
| 19/02/2018 | 401000 | Fournisseur Y | 1.200,00 |
Et voici comment s’enregistre le règlement dans le journal de banque :
| Date | Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|---|
| 19/02/2018 | 401000 | Fournisseur Y | 1.200,00 | |
| 19/02/2018 | 512000 | Banque | 1.200,00 |
A chaque fois, une opération implique, au moins, deux écritures. C’est le principe de la partie double.
Compta d’engagement ou de trésorerie : partie double ?
Selon la taille de votre entreprise et votre statut fiscal, votre expert-comptable tient vos comptes en comptabilité d’engagement ou en comptabilité de trésorerie. Ces deux méthodes de comptabilité divergent l’une de l’autre sur pas mal de points. La première est élaborée quand la seconde est simplifiée. Je vous propose d’explorer l’impact du choix de l’une ou l’autre des méthodes sur le fonctionnement de la partie double.
Comptabilité d’engagement et partie double
La comptabilité d’engagement est généralement utilisée pour toutes les entreprises hors professions libérales, micro-entreprises et auto-entrepreneurs. C’est celle qui est donc largement appliquée dans la majorité des services comptables. La particularité est que les opérations et les flux de l’entreprise vont être décomposés.
D’un côté, il faut saisir les factures.
De l’autre côté, il faut saisir les mouvements bancaires (paiements ou encaissement).
Quelque soit les opérations saisies, il faudra toujours garder à l’esprit la même devise : toutes les écritures doivent être équilibrées au débit comme au crédit.
Comptabilité de trésorerie et partie double
La comptabilité de trésorerie s’applique aux micro-entreprises et aux professions libérales. Cela consiste à constater les opérations de l’entreprise à travers le journal de trésorerie, uniquement. Cependant, là encore, la partie double s’applique dans cette comptabilité ultra simplifiée.
Reprenons l’exemple du début avec l’acquisition de la machine outil. Les écritures en comptabilité de trésorerie se présenteront ainsi :
| Date | Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|---|
| 19/02/2018 | 215000 | Achat de matériel | 1 000,00 | |
| 19/02/2018 | 445620 | Etat, TVA déductible sur immobilisations | 200,00 | |
| 19/02/2018 | 512000 | Banque | 1 200,00 |
Comme vous pouvez le constater, le principe de la partie double s’applique partout et tout le temps dans la comptabilité. Ne l’oubliez pas !
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