La durée de conservation des factures

Combien de temps conserver les factures ?

Les délais varient selon la situation des détenteurs des factures : entreprises ou particuliers.

Le Code de Commerce oblige les entreprises à conserver les factures d’achat, de vente, ainsi que les bons de commande et livraison pendant 10 ans. Article 123-22 .

La sanction du non-respect de cette obligation vient principalement de l’impossibilité de se défendre en cas de litige avec le co-contractant, acheteur ou vendeur, assureur, etc…

Et en cas de faillite de l’entreprise, l’absence de documents aussi essentiels que les factures peut entrainer la banqueroute par les juges du Tribunal de Commerce, en plus de la liquidation judiciaire.

Position de l’Administration fiscale sur cette durée 

Curieusement le droit fiscal est moins exigeant, puisque le droit de reprise est légalement limité à 3 ans, la durée de conservation est donc de N + 3.

Ainsi une facture datée de 2015 devra être présentée en cas de contrôle jusqu’en 2018. Ceci vaut pour les entreprises.

Pour les particuliers, donc les contribuables, la prescription, dite “délai de reprise” pour les impôts sur le revenu est  de 2 ans, soit une année de moins.

Pour les assujettis à l’I.S.F.le délai de reprise est de 10 ans, donc surtout conserver les factures des biens que l’on peut considérer comme faisant partie du patrimoine taxable. 

A noter que les entreprises qui déduisent des déficits anciens,( jusqu’à 5 ans antérieurs), sur les années bénéficiaires  la prescription de 3 ans est alors reportée sur ces années.

Donc le délai fiscal peut se prolonger jusqu’à de 8 années pour les entreprises.

Les exceptions à cette durée fiscale

Si l’entreprise n’a pas rempli ses obligations légales auprès du C.F.E. ou du Greffe du tribunal de commerce et n’a pas déposé ses déclarations dans les délais, il y prolongement de 7 ans, donc on revient à 10 ans.

A noter également que les ventes conclues par voie électronique pour une valeur supérieure à 120 €  le délai de conservation est de 10 ans à compter de la livraison ou de la prestation.

Cas particulier de l’immobilier

Selon l’article 2272 du Code Civil les notaires ont l’obligation de conserver les actes de vente de biens fonciers ou immobiliers au moins 30 ans, et ils les archivent bien plus longtemps pour indiquer l’origine de l’achat du précédent propriétaire.

Il est recommandé de conserver, côté acheteur, tous ces actes tant que l’on en est propriétaire.

Faut-il se limiter au délai légal pour tout autre bien ?

Sûrement pas, et il est prudent de conserver toutes les factures de biens, matériels, véhicules que l’on possède
pour éventuellement les présenter à un assureur en cas de sinistre ( vol, incendie, dégâts des eaux…).

Comment conserver les factures ?

Si les factures émises ou reçues sont “sur papier”, elles doivent logiquement être conservées en l’état papier.
Il faut donc prévoir un local adapté, assuré, dans des armoires ou la recherche future sera aisée.
On peut s’adresser à une entreprise spécialisée telle que LOCARCHIVES, qui est l’équivalent d’un immense garde-meubles pour documents.

Mais lorsque les volumes à conserver sont importants la solution la plus économique est la dématérialisation sur support électronique, c’est-à-dire la numérisation des documents.

La réduction de coût a été chiffrée à 90% pour les grandes entreprises travaillant sur support papier.

Cependant, pour que la valeur probante de la numérisation soit certifiée, il y a des conditions à remplir.

Quelles sont ces conditions?

L’article 1316-1 du code civil dit ceci :

“L’écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l’écrit papier , sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité”.

Comment et qui pour remplir ces conditions ?

La loi a défini des “Prestataires de Services de Confiance” regroupées dans une association “club PSCO” qui se sont engagés à respecter les normes N.F.Z 42-013 permettant d’établir les signatures électroniques et d’assurer l’archivage des documents de leurs clients dans leur “coffre-fort” virtuel comme le “cloud“.

Ces entreprises ont la responsabilité de transmettre à leurs clients la copie numérisée et signée des factures qui leur sont confiées et qui auront valeur probante auprès des tribunaux, des assureurs, et autres…

Tout cela repose sur les technologies de pointe en matière informatique et pourra évoluer avec celles-ci.

Evolution de la numérisation

Chacun peut constater dans son quotidien l’évolution croissante de la dématérialisation des factures ( EDF, téléphone, achat par internet, rapports avec l’Administration fiscale…).

Aussi la numérisation atteint toute la population car quasiment tous les foyers sont équipés d’ordinateur.