La bonne tenue d’une comptabilité implique l’utilisation de plusieurs types de journaux comptables appelés “journaux auxiliaires”. L’objectif est d’enregistrer quotidiennement et chronologiquement les différentes opérations effectuées par l’entreprise au cours de son exercice fiscal.
Parmi ces journaux auxiliaires, on peut citer le journal d’achat, le journal de trésorerie, le journal des opérations diverses, le journal de banque ou encore le journal de vente.
Qu’est-ce qu’un journal de ventes ?
Le journal des ventes est le livre comptable où sont enregistrées toutes les écritures comptables relatives aux ventes réalisées par l’entreprise.
Il peut s’agir de ventes de produits finis, de ventes de marchandises ou bien de prestations de services.
Dès que votre entreprise émet une facture de vente, votre comptabilité doit retranscrire cette opération dans son journal des ventes.
Quels sont les comptes utilisés dans un journal de vente ?
Les comptes qui composent le journal de vente sont généralement :
- Les comptes commençant par 41 : les comptes clients,
- Les comptes de la classe 7 : les comptes de produits,
- Les comptes débutant par 4457 : les comptes de TVA collectée.
Quels sont les différents comptes de produits dans un journal de ventes ?
Généralement, pour comptabiliser une recette, vous utiliserez les comptes et subdivisions suivantes :
70 – VENTES DE PRODUITS FABRIQUES, PRESTATIONS DE SERVICES, MARCHANDISES
701 – Ventes de produits finis
706 – Prestations de services
707 – Ventes de marchandises
708 – Produits des activités annexes
7085 – Ports et frais accessoires facturés
Quelle différence y a-t-il entre un produit fini et une vente de marchandise ?
Les ventes de marchandises concernent les marchandises revendus “en l’état”. Dans ce cas, vous utiliserez les comptes commençant par 707 lors de vos écritures.
Les produits finis sont des produits fabriqués par l’entreprise à partir de matières premières achetées par cette entreprise. Si vous êtes dans ce cas, vous devrez utiliser les comptes commençant par 701 pour saisir les recettes générées par vos ventes.
Prenons un exemple :
L’entreprise Carameland fabrique des bonbons. Un confiseur (le client) achète 10 kg de bonbons à cette entreprise Carameland.
Pour Carameland, les bonbons sont des produits finis (ce sont des biens transformés ou fabriqués par elle). Lorsqu’elle saisira une vente dans sa comptabilité, Carameland utilisera un compte commençant par “701”.
Pour le confiseur (le client), les bonbons sont des marchandises, car il va les revendre à ses clients sans aucune transformation (revente en l’état). Lorsque ce confiseur vendra ces bonbons et qu’il saisira sa vente, il utilisera un compte commençant par “707”.
Que contient un journal de vente ?
Le journal de ventes doit apporter un certain nombre d’informations : la date à laquelle la vente a été réalisée, le numéro de la facture, le montant de la vente en HT, le montant de la TVA collectée, le nom du client, le libellé de l’écriture comptable …
La comptabilisation doit s’effectuer au jour le jour. Le détail pour comptabiliser cette écriture dépend de votre obligation à facturer vos recettes.
Si vous êtes un commerçant vendant à des particuliers sur des montants inférieurs à 76 € TTC, vous ne serez pas concerné par l’obligation d’établir de factures.
Dans ce cas, vous pourrez indiquer quotidiennement, dans votre journal de vente, la totalisation journalière de votre recette.
Si vous avez une obligation de facturation
Dans ce cas, vous devrez saisir (dans votre journal de ventes) chacune de vos factures, de façon détaillée, à la date de facturation.
Ces factures sont des documents juridiquement et fiscalement obligatoires. Elles permettent de justifier la réalité et le détail de vos ventes ou de vos prestations de services. Elles seront exigées, en cas de contrôle fiscal, et ceci même si vos opérations ont été convenablement saisies.
Reprenons l’exemple précédent :
Le 23 juillet 2017, Carameland a vendu des produits finis à la confiserie Douxsucre, soit 10 kg de bonbons, pour 1 000 € HT. La facture se présente (à titre de simplification) ainsi :
| FACTURE | |
| 10 kg bonbons………………… TVA |
1.000,00 200,00 |
| TTC | 1.200,00 |
Dans le journal de vente, on saisira l’écriture comptable suivante :
| Date | Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|---|
| 23/07/2017 | 411PRO | Client DOUXSUCRE | 1.200,00 | |
| 23/07/2017 | 707000 | Ventes de Marchandises | 1.000,00 | |
| 23/07/2017 | 445710 | T.V.A. Collectée 20 % | 200,00 |
Vous constatez que nous avons débité le compte client (411PRO) et que nous avons, en contrepartie, crédité un compte de produit (le compte 707000) ainsi que le compte de TVA collectée (le compte 445710).
Comme pour tout enregistrement comptable, votre saisie dans le journal de vente doit toujours être équilibrée : le total des débits doit être égal au total des crédits.
Quelles obligations le journal de vente doit-il respecter ?
Un journal de ventes peut être tenu sous plusieurs formats :
- le format papier : dans un cahier prénuméroté dont les feuilles ne sont pas détachables.
- le format numérique : on parle, alors, de comptabilités informatisées.
Si vous enregistrez vos recettes “manuellement”, il faudra veiller à ne laisser aucun blanc, ni faire de ratures. De la même façon, le journal que vous utiliserez devra présenter un caractère figé et définitif, c’est à dire :
- sans pages ajoutées
- sans pages supprimées,
- sans pages remplacées.
Si vous saisissez votre journal à l’aide d’un logiciel comptable, vous devez vérifier que ce logiciel respecte toutes les obligations des comptabilité informatisées. Ainsi, lors d’un contrôle, vous devrez être en mesure de remettre une copie du Fichier des Écritures Comptables (FEC).
Inutile de vous préciser que l’administration préfère les comptabilités informatisées. Pour s’en convaincre, il n’y a qu’à regarder les dernières tendances législatives qui poussent les entreprises à s’équiper de véritables caisses informatisées …
Enfin et dans cette même optique de vérification, sachez que vous devrez conserver votre journal de vente pendant 10 ans (Article L123-22 du Code de Commerce). Si votre journal comporte plusieurs exercices, ce délai court à partir de la date de la dernière inscription sur votre journal.
Peut-on utiliser plusieurs journaux de ventes ?
Une entreprise peut, librement, tenir autant de journaux de ventes qu’elle le souhaite. Ainsi, vous pouvez décider de multiplier les journaux de ventes en fonction :
- du taux de TVA : afin de faciliter le suivi de la TVA, il est possible d’avoir plusieurs journaux de vente selon le taux de la TVA (notamment dans le bâtiment).
- de l’activité de votre entreprise : votre entreprise peut vendre des produits finis ou des prestations de services et vous pourriez utiliser, dans ce cas, un journal pour chaque typologie de recettes,
- de son implantation : en cas de pluralité d’établissements, vous pourriez saisir les recettes de chaque “point de vente” dans un journal individuel …
Quelle est la différence entre la caisse et le journal de vente ?
Au sens strictement comptable, la caisse est un livre sur lequel le professionnel enregistre, quotidiennement, ses encaissements et ses décaissements réalisés uniquement en espèces.
Par souci de simplification, les commerçants, les artisans et les professions libérales utilisent parfois ce registre pour y noter, aussi, les encaissements réalisés par chèques et par CB.
En faisant cela, ils transforment le livre de caisse en une sorte de livre de ventes qui ne demande qu’à être repris dans leur comptabilité pour devenir un journal de ventes.
Malgré tout, ces entrepreneurs conservent l’obligation de saisir un journal de caisse pour les encaissements et les décaissements en espèces uniquement.
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