Le journal d’achat est le document comptable qui enregistre toutes les écritures d’achats dans la comptabilité de l’entreprise. Ces écritures doivent apparaître de manière chronologique et continue.
La plupart des logiciels comptables réorganiseront votre saisie afin de classer vos écritures dans le bon ordre dans les journaux d’achat.
Que comptabiliser dans le journal d’achat ?
Les principales opérations saisies dans un journal d’achat sont les suivantes :
- Les achats de marchandises
- Les achats de matières premières
- Les frais généraux de l’entreprise
Que comprennent les frais généraux ?
Ces frais généraux comprennent tout ce qui se rajoute aux coûts de fabrication, à l’exception de la matière première, des salaires et des charges de personnel.
On pourra donc retrouver, comptabilisés en tant que frais généraux, les comptes de charges suivants :
- Les honoraires comptables (compte 622600)
- les frais téléphoniques (626000)
- les loyers (613200)
- les frais de transport (624100)
- …
Quelle est la forme d’un journal d’achat ?
Le journal d’achat est un journal comptable dédié aux achats de l’entreprise.
Il est composé de plusieurs colonnes. Selon votre logiciel comptable, vous pourrez retrouver des colonnes pour la comptabilité analytique, les commentaires…
Cependant, quel que soit le logiciel utilisé, vous aurez, au minimum, les colonnes suivantes :
- “Date” pour indiquer la date de la facture
- “Numéro de compte” pour saisir les comptes de charge (comptes 6XXXXX), le compte de TVA déductible (compte 44566X), le compte du fournisseur (compte 401XXX)
- “Numéro de pièce” pour les numéros de facture
- “Libellé” pour saisir le libellé du compte ou les précisions de votre facture d’achat
- “Débit” pour les montants au débit
- “Crédit” pour les montants au crédit
Quels sont les comptes de charges utilisés ?
Il existe de multiples comptes de charges. Ils sont listés dans le Plan Comptable Général (P.C.G.).
Pour vous faire gagner du temps, voici quelques comptes d’achats que vous y retrouverez :
- 601000 Achats stockés-Matières premières
- 602000 Achats stockés – Autres approvisionnements
- 604000 Achats d’études et prestations de services
- 606000 Achats non stockés de matière et fournitures
- 607000 Achats de marchandises
- …
Et si je veux plus de détail dans ma comptabilité ?
Ce que vous devez savoir, c’est que ces comptes d’achats sont, eux-mêmes, divisés afin de détailler les différents “postes” présents dans votre comptabilité (et dans votre compte de résultat).
Plus vous utiliserez des comptes détaillés et plus vous aurez des informations précises pour analyser les charges de votre entreprise, et les comparer d’une année à l’autre.
Certains comptables n’hésitent pas à créer des comptes spécifiques afin d’analyser, plus en détail, la comptabilité qu’ils saisissent. La création de ces subdivisions est libre tant que vous conservez la logique d’organisation prévue par le Plan Comptable Général.
Ainsi, plutôt que de saisir des fournitures de bureau dans le compte 606000 (compte valable pour tous les achats non stockés de matières premières), vous pourrez utiliser la subdivision 606400 prévue pour les fournitures administratives ou créer un compte 606410 pour les achats de papier.
Comment enregistrer un achat dans le journal ?
Prenons un exemple : le 13 juillet vous recevez une facture d’achat de votre fournisseur de marchandises, la société PRODUITSFRAIS.
Cette facture comporte, entre autres, les éléments suivants :
- la date : 13/07/2017,
- le montant H.T. : 50 €uros,
- le montant de la TVA (à 20%) : 10 €uros,
- le montant T.T.C. : 60 €uros.
Pour saisir cette facture vous devrez passer les écritures suivantes :
| Date | Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|---|
| 13/07/2017 | 607000 | Marchandises | 50,00 | |
| 13/07/2017 | 445660 | T.V.A. déductible | 10,00 | |
| 13/07/2017 | 401PRO | Fournisseur PRODUITSFRAIS | 60,00 |
Les journaux d’achat sont-ils toujours obligatoires ?
Pour certaines professions, le journal d’achats n’est pas obligatoire. Il existe, principalement, 4 types d’entreprises qui peuvent être dispensées de tenir des journaux d’achats :
- les professions libérales qui exercent en entreprise individuelle
- certaines Auto-Entreprises,
- certaines sociétés civiles,
- les associations.
Les professions libérales qui exercent en entreprise individuelle
Les professions libérales qui exercent sous la forme d’une entreprise individuelle ne sont pas tenues d’enregistrer leurs achats dans un journal d’achat. En effet, elles tiennent une comptabilité de trésorerie. Cette comptabilité extrêmement simplifiée consiste à enregistrer les dépenses au moment de leur règlement. Le même principe s’applique aux recettes (enregistrées au moment de leur encaissement).
Rappelons toutefois, que pour les professions libérales exerçant en société, le journal d’achat est obligatoire. En effet, dans ce cas, ces entreprises doivent tenir une comptabilité dite “d’engagement” (c’est à dire qu’elles comptabiliseront leurs recettes et les dépenses à la date de facturation).
Certaines Auto-Entreprises
On pense, souvent, que la tenue d’un journal d’achats ne concerne pas les auto entrepreneures. C’est généralement le cas : la plupart des auto entreprises n’ont pas à tenir de journal d’achat.
Cependant, lorsque leurs activités consistent principalement à vendre des fournitures ou des denrées à consommer sur place ou à emporter, des marchandises non transformées, ou encore des prestations hôtelières, ces auto-entreprises devront tenir un registre des achats.
Certaines Sociétés Civiles
Les sociétés civiles non soumises à l’Impôt sur les Sociétés (IS), ni aux Bénéfices Industriels et Commerciaux (BIC) ne sont pas obligées de tenir un journal d’achats.
Parmi ces sociétés on peut citer : les Sociétés Civiles Professionnelles (SCP), les Sociétés Civiles Immobilières (SCI) ou encore les Sociétés Civiles de Moyens (SCM).
Les associations
Dans les associations de “petite taille” la comptabilité peut être tenue sous la forme d’une comptabilité de trésorerie (sans les journaux d’achats et de ventes).
Plus la taille de l’association sera importante et plus le traitement des opérations sous forme de comptabilité d’engagements sera conseillé …
Comment les achats se comptabilisent-ils dans ce cas ?
S’il n’y a pas d’obligation de tenir un journal d’achats (voir les cas ci-dessus), les achats sont passés directement, dans le journal de trésorerie à la date de leur paiement.
Prenons un exemple. Vous n’avez pas d’obligation de tenir un journal d’achats et vous recevez de votre expert-comptable MONCOMPTABLE la facture suivante :
- la date : 13/07/2017
- le montant H.T. : 100 €
- le montant de la TVA (à 20%) : 20 €
- le montant T.T.C. : 120 €
Vous réglez, par chèque, ladite facture le 20/07/2017.
Dans ce cas, vous devrez passer, directement dans votre journal de banque, l’écriture suivante :
| Date | Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|---|
| 20/07/2017 | 622600 | Honoraires | 100,00 | |
| 20/07/2017 | 445660 | T.V.A. déductible | 20,00 | |
| 20/07/2017 | 512000 | Banque | 120,00 |
Quels sont les autres journaux comptables ?
Selon l’article du 912-2 du PCG, une entreprise peut créer autant de journaux auxiliaires que nécessaires. De ce fait, bien qu’une entreprise puisse organiser sa comptabilité de la manière qui lui convienne le mieux, les journaux comptables suivants sont les plus généralement utilisés :
- Le journal de vente
- Les journaux de trésorerie
- Le journal des opérations diverses
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