Comment faire une facture ?

Une facture peut être établie à la main ou avec un logiciel, sur papier ou sur support électronique. Mais quelle que soit sa forme, vous devez respecter un certain nombre de règles afin que votre facture soit acceptée par votre client et par l’administration, en cas de contrôle.

Les obligations peuvent être classées en trois groupes :

1. les mentions obligatoires communes à toutes les factures,
2. les mentions obligatoires concernant la TVA,
3. les mentions spécifiques pour les factures établies dans certaines situations.

Quelles sont les mentions obligatoires communes à toutes les factures ?

Les mentions obligatoires à faire apparaître sur vos factures sont précisées à l’article 242 nonies A du Code Général des Impôts. Ces obligations peuvent être regroupées en quatre catégories :

1. les mentions obligatoires concernant les identités
2. les mentions obligatoires afférentes aux dates
3. les mentions obligatoires relatives à la numérotation
4. les mentions obligatoires concernant l’objet et le prix de la vente

Comment présenter les identités sur une facture ?

Sur vos factures vous devez faire apparaître l’identité complète de votre entreprise.

Sur votre facture, vous devez donc préciser :

• votre nom et votre prénom si vous exercez en entreprise individuelle ou, sinon, le nom complet de votre société (forme juridique et dénomination sociale)
• l’adresse complète de votre siège social
• le capital social (pour les sociétés)
• les différents numéros concernant votre immatriculation (SIRET, numéro au Registre du Commerce et des Sociétés ou au Répertoire des Métiers)
• le lieu de votre immatriculation
• le code de votre activité principale (votre code NAF)

De la même façon, vous devez faire apparaître l’identité de votre client. Sur vos factures, vous devez donc afficher :

• le nom de votre client
• son adresse

Quelles dates doit-on obligatoirement afficher sur une facture ?

Plusieurs dates doivent être présentes sur vos factures. Il s’agit de :

• la date de facturation (la date à laquelle votre facture est émise),
• La date de la livraison ou de la réalisation de la prestation (si cette date est différente de la date de facturation),
• la date de paiement (avec les mentions du taux des pénalités de retard et de l’indemnité forfaitaire de 40 €) si vous facturez à un professionnel.

Comment numéroter ses factures ?

Chacune de vos factures doit avoir un numéro unique. De plus ces numéros doivent rigoureusement s’incrémenter. Il ne peut donc y avoir de « trou » dans votre numérotation et la facture doit porter un numéro immédiatement plus grand (+ 1) que la facture émise précédemment. Si vous le souhaitez, vous pouvez créer « des séries » en ajoutant un préfixe à vos numéros de facture. Mais dans tous les cas, vous devrez respecter les principes de numérotation énoncés ci-dessus.

Comment bien facturer les biens ou les prestations vendues ?

Sur chaque facture, vous devez détailler les biens ou les services que vous avez vendus. Ce détail doit comprendre :

• la dénomination précise de l’objet ou de la prestation,
• le prix unitaire,
• la quantité vendue,
• les remises ou les rabais accordés à votre client.

Les prix évoqués ci-dessus seront, généralement, des prix Hors Taxes (voir ci-dessous).

Quelles sont les mentions obligatoires concernant la TVA ?

Les mentions à porter obligatoirement sur vos factures dépendent de votre situation et de celle de votre client. Pour vous aider à régler les problèmes de TVA sur vos factures nous allons étudier les 3 cas les plus fréquemment rencontrés :

1. vous êtes une entreprise française et vous êtes assujetti à la TVA,
2. vous êtes une entreprise française au micro entreprise,
3. vous êtes une entreprise française assujettie à TVA et votre client est étranger.

Quelles mentions devez-vous porter sur vos factures si vous êtes une entreprise française assujettie à la TVA ?

Si vous êtes assujetti à la TVA, vous devez mentionner, sur vos factures, les éléments suivants :

• le prix Hors Taxe de chaque bien ou de chaque prestation (prix HT),
• le montant et le taux de TVA applicable (s’il y a plusieurs taux, il faut les détailler),
• le montant Toutes Taxes Comprises (ou TTC).

Quelles sont les obligations des micro-entreprises pour leurs factures ?

Si vous bénéficiez du régime fiscal de la micro-entreprise avec franchise en base de TVA, vous ne devez pas facturer de TVA. Dans cas, tous les montants facturés sont Hors Taxe. Votre client ne pourra donc pas récupérer cette TVA mais vous n’aurez pas à la reverser aux impôts. De plus, sur toutes vous factures, vous devez ajouter la mention : «TVA non applicable – article 293 B du CGI».

Quelle sont les obligations lorsque l’on facture un client étranger ?

Dans la majorité des cas, si vous facturez un client étranger, vous n’avez pas à facturer de TVA. Pour bénéficier de cette exonération, vous devrez respecter un certain nombre de formalités douanières qui varient selon les cas de figure.

Cette exonération de TVA est valable pour les livraisons intracommunautaires (dans la Communauté Economique Européenne) mais aussi pour les exportations (à l’extérieur de l’UE). Cependant, les mentions à faire figurer sur vos factures ne seront pas les mêmes. En cas de livraison intracommunautaire exonérée, vous devrez faire apparaître les mentions suivantes :

• le numéro de TVA Intracommunautaire de votre client,
• la mention « Exonération de TVA, article 262 ter-I du CGI ».

En cas d’exportation, vous devrez faire apparaître la mention :

• « Exonération de TVA, article 262 I du CGI ».

Quelles sont les mentions spécifiques à préciser sur certaines factures ?

Les mentions spécifiques à préciser sur vos factures dépendent, généralement, de l’activité et des circonstances. Parmi les principales mentions spécifiques, on peut citer :

• L’acceptation des règlements par chèque si vous êtes membre d’un Centre de Gestion Agréé par l’administration fiscale. Le texte exact (défini à l’article 371 LC du CGI) est le suivant : «Acceptant le règlement des sommes dues par chèques libellés à son nom ou par carte bancaire en sa qualité de membre d’un centre de gestion agréé par l’administration fiscale.»
• L’assurance professionnelle (nom et numéro), les coordonnées de l’assureur ainsi que la couverture géographique de cette assurance. Cette obligation concerne, entre autre, les artisans du bâtiment (article 22-2 de la Loi n°2014-626 du 18 Juin 2014).
• La mention « Autoliquidation » si votre client est redevable, à votre place, de la TVA. Telle sera le cas si vous intervenez, en sous-traitance, dans le bâtiment. Dans cette situation, vous ne devez pas faire apparaître de TVA sur votre facture (article 283 du CGI).
• Enfin, la mention « Autofacturation » si vous émettez votre facture pour le compte de votre fournisseur et que vous avez le mandat pour le faire (directive 2010/45/UE du Conseil du 13 Juillet 2010).