La comptabilité d’engagement, vous en avez peut-être déjà entendu parler et, sans doute, l’utilisez-vous quotidiennement. Elle est plus connue sous le nom de comptabilité sur les débits ou de comptabilité « créances et dettes ». Elle prévoit des règles d’enregistrement utilisées par la majorité des entreprises.
Dans cet article, nous allons essayer de répondre aux questions essentielles la concernant, telles que :
- Qu’est-ce que la comptabilité d’engagement ?
- Pour quel type d’entreprise ?
- Quels sont les avantages de cette comptabilité ?
- Quels en sont les inconvénients ?
- Quelles en sont les limites ?
Qu’est-ce que la comptabilité d’engagement ?
La comptabilité d’engagement se caractérise par une saisie en deux temps :
- Dans un premier temps, vous allez enregistrer les pièces comptables à leur date de facturation dans le journal d’achats ou le journal des ventes.
- Dans un second temps, vous allez saisir les paiements ou les encaissements dans un journal de trésorerie.
La comptabilisation des achats en comptabilité d’engagement :
Lorsque l’entreprise reçoit une facture d’achat d’un fournisseur, elle doit l’enregistrer en comptabilité, dans le journal des achats, à la date de la facture. Contrairement à la comptabilité de trésorerie, il ne faut donc pas attendre son décaissement pour la comptabiliser.
Dans un second temps, une seconde écriture constatera le décaissement, dans le journal de banque ou le journal de caisse.
En d’autres termes, la comptabilité d’engagement va enregistrer des documents comptables au moment où l’entreprise engage une action d’achat ou de vente sans tenir compte du flux financier.
Prenons un exemple de comptabilisation d’un achat et de son paiement en comptabilité d’engagement :
Imaginons que vous receviez une facture d’achats de marchandises de votre fournisseur FOURNI. Cette facture, datée du 15/11/2017, présente les éléments suivants :
- montant HT : 1.000 €
- TVA à 20% : 200 €
- montant TTC : 1.200 €
Dans un premier temps, vous allez donc saisir cette facture, dans le journal des achats, à la date du 15/11/2017.
L’écriture comptable sera la suivante :
| Date | Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|---|
| 15/11/2017 | 607000 | Achats de marchandises | 1 000,00 | |
| 15/11/2017 | 445660 | Etat, TVA déductible | 200,00 | |
| 15/11/2017 | 401FOURNI | Fournisseur FOURNI | 1 200,00 |
Dans un deuxième temps, vous saisirez le décaissement correspondant dans le journal de trésorerie.
Imaginons que vous régliez cette facture, par chèque, le 25/12/2017. Dans ce cas, vous passerez, dans le journal de banque, l’écriture suivante :
| Date | Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|---|
| 25/12/2017 | 401FOURNI | Fournisseur FOURNI | 1 200,00 | |
| 25/12/2017 | 512000 | Banque | 1 200,00 |
À l’issue de ces deux écritures, le compte 401FOURNI est soldé. On se retrouve alors avec des soldes comptables identiques à ceux que l’on aurait pu avoir dans le cadre d’une comptabilité de trésorerie. Cependant, si l’on avait dû établir une situation provisoire, au 30/11/2017, on aurait eu, en plus, dans notre comptabilité d’engagement :
- 1.000 €de charges,
- 1.200 € de dette fournisseur,
- 200 € de crédit de TVA (correspondant à notre TVA déductible).
La comptabilisation des recettes en comptabilité d’engagement :
Pour les ventes, c’est le même principe de saisie, en deux temps, qui va s’appliquer.
Dans un premier temps, lorsque la vente ou la prestation sera réalisée, une facture de vente sera émise, avec son numéro, par l’entreprise. La saisie de cette facture de recettes se fera dans le journal des ventes, à la date figurant sur cette facture.
Dans un second temps, une seconde écriture sera passée lorsque l’encaissement de cette facture de ventes sera constaté. Cette écriture d’encaissement passera dans le journal de trésorerie, à la date de cet encaissement.
Prenons un exemple de comptabilisation de recettes en comptabilité d’engagement :
Imaginons que vous livriez des marchandises à votre client CLIPRO, le 15/11/2017. A cette même date, vous émettez une facture de recettes à ce client. Cette facture, datée du 15/11/2017, présente les éléments suivants :
- montant HT : 1.000 €
- TVA à 20% : 200 €
- montant TTC : 1.200 €
Dans un premier temps, vous allez donc saisir cette facture, dans le journal des ventes, à la date du 15/11/2017.
L’écriture comptable sera la suivante :
| Date | Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|---|
| 15/11/2017 | 707000 | Ventes de marchandises | 1 000,00 | |
| 15/11/2017 | 445710 | Etat, TVA collectée | 200,00 | |
| 15/11/2017 | 411CLIPRO | Client CLIPRO | 1 200,00 |
Dans un deuxième temps, vous saisirez l’encaissement dans le journal de trésorerie, lorsque votre client vous règlera.
Imaginons que vous encaissiez votre facture, par chèque, le 25/12/2017. Dans ce cas, vous passerez, dans le journal de banque, l’écriture suivante :
| Date | Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|---|
| 25/12/2017 | 411CLIPRO | Client CLIPRO | 1 200,00 | |
| 25/12/2017 | 512000 | Banque | 1 200,00 |
A l’issue de ces deux écritures, le compte 411CLIPRO est bien soldé. Au 26/12/2017, on se retrouve avec des soldes comptables identiques à ceux d’une comptabilité de trésorerie. Cependant, si l’on avait fait un arrêté des comptes provisoire au 30/11/2017, on aurait eu, en plus, dans notre comptabilité d’engagement :
- 1.000€ de produits,
- 1.200€ de créance client,
- 200€ de dette à l’égard de la TVA (la TVA collectée).
Quelles entreprises doivent suivre la comptabilité d’engagement ?
En fait, il faut savoir que la comptabilité d’engagement est le principe qui s’applique d’office à la majorité des entreprises. A l’inverse, la comptabilité de trésorerie est réservée à une minorité de structures selon le PCG (Plan Comptable Général).
En effet, les personnes physiques et morales soumises à la comptabilité d’engagement sont :
- Les entreprises soumises au B.I.C. (Bénéfices Industriels et Commerciaux). Cela englobe les entreprises commerciales, les entreprises artisanales, quel que soit leur statut juridique, les sociétés libérales assimilées à des sociétés commerciales, les sociétés civiles soumises à l’IS ou aux BIC ou comportant un associé soumis à l’un ou l’autre à ces régimes, les associations reconnues d’utilité publique.
- Les professions libérales, B.N.C. (Bénéfices non commerciaux), qui ont opté pour ce système de comptabilité dit d’engagement.
Quels sont les avantages et les inconvénients ?
Comme pour tout système de comptabilisation, la comptabilité d’engagement présente des avantages et des inconvénients.
Les avantages de la comptabilité d’engagement
La comptabilité d’engagement peut être considérée comme un mode de comptabilité « élaboré ».
En effet, ce système de comptabilisation permet d’obtenir une vision plus précise de la situation comptable d’une entreprise. Son bilan et son compte de résultat permettent une analyse plus fine des engagements de l’entreprise au-delà de l’aspect purement financier.
La comptabilisation des charges et des produits, via les journaux dédiés (achats et ventes), va permettre d’utiliser les comptes fournisseurs et clients. Les soldes de ces comptes vous permettront d’accéder à un état des dettes et des créances.
Cet état donnera également une vision plus juste des flux engagés par l’entreprise. De même, cette comptabilité permettra un meilleur suivi des autres comptes du grand-livre. Grâce à ces éléments financiers, l’expert-comptable pourra fournir des indications précieuses : les délais de règlement, le fonds de roulement, le tableau de financement, les soldes intermédiaires de gestion …
Paradoxalement, cette comptabilité d’engagement permet l’économie de certaines écritures d’inventaire lors de la clôture de l’exercice ou lors de l’établissement de situations intermédiaires.
Prenons un exemple : si vous payez un loyer pour votre entreprise, les douze mois seront enregistrés, systématiquement, dans votre journal d’achats. Il n’y aura donc pas besoin de constater la dette du dernier loyer. En effet, même si celui-ci est réglé le mois suivant, il sera présent, automatiquement, dans le compte de charges et dans celui du fournisseur.
Les inconvénients de la comptabilité d’engagement
La comptabilité d’engagement est chronophage dans la mesure où chaque action de l’entreprise est constatée doublement. Une fois pour l’engagement de la dépense ou de la recette et une fois pour le règlement ou l’encaissement. La saisie comptable prend donc un peu plus de temps.
Elle demande l’établissement d’états qui ne sont pas systématiques en comptabilité de trésorerie comme l’état de rapprochement bancaire. Ce rapprochement de banque vérifie la cohérence entre le solde du compte de banque présent dans votre comptabilité (le compte 512) et le solde provenant du relevé fourni par votre établissement bancaire.
Quelles sont les limites de la comptabilité d’engagement ?
En comptabilité d’engagement, chaque facture émise sur l’exercice N, doit être enregistrée. Cependant, en fin d’exercice, vous devrez malgré tout passer certaines écritures de régularisation dans votre journal d’Opérations Diverses (OD).
Ces écritures d’inventaire peuvent concerner les opérations suivantes :
- Les factures fournisseurs non encore parvenues. En prenant en compte la date de vos bons de livraison vous saurez qu’un achat a été engagé sur l’exercice, mais pour une raison inconnue, la facture correspondante ne vous est pas parvenue
- les traites non encore encaissées
- les produits constatés d’avance. Ce sont des produits qui concernent l’activité de l’entreprise mais sur l’exercice suivant (par exemple, un acompte client sur des ventes à livrer)
- les charges constatées d’avance. Si votre loyer va du 15 au 15 du mois suivant, vous devez retrancher 15 jours sur le loyer constaté en exercice N
- les charges à payer. Il s’agit des charges non reçues mais qui incombent à l’exercice N
- les produits à recevoir. Les clients pour lesquels le travail a été effectué, ou la marchandise livrée sur l’exercice N mais pour lesquels l’entreprise n’a pas encore facturé sa prestation ou sa livraison
- les factures à établir …
La comptabilité d’engagement, si elle semble parfois complexe, donne en réalité une image plus fidèle de la situation comptable d’une entreprise. C’est pour cette raison qu’elle est utilisée par la plupart des services comptables en France et dans la majorité des pays de l’Union Européenne.
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