Comment comptabiliser les frais de voiture ?

La comptabilisation des frais de voiture nécessite, généralement, l’utilisation de 3 comptes dans votre journal d’achat :

1. un compte de charge, au débit ;
2. un compte de TVA, au débit ;
3. et un compte de tiers, au crédit.

Le compte de charge que vous allez utiliser pour comptabiliser vos frais de voiture dépendra de la nature de votre dépense.

Voyons les différents frais de voiture que vous pourriez comptabiliser.

Comment comptabiliser les frais de location de voiture ?

La comptabilisation des frais de location d’un véhicule dépendra du type de location.

En effet, le compte de charge utilisé ne sera pas le même selon qu’il s’agira :

1. d’une location de courte durée ;
2. d’une location avec option d’achat.

Comment comptabiliser les frais de location de voiture courte durée ?

La comptabilisation d’une location de voiture de courte durée utilise le compte 6135 : « Locations mobilières ».

Si le véhicule est un véhicule utilitaire et si vous entreprise peut déduire la TVA, vous comptabiliserez, dans le compte 6135, le montant Hors Taxe. Dans ce cas, vous comptabiliserez, aussi, le montant de la TVA récupérable dans le compte 44566 « TVA sur autres biens et services ».

Exemple d’une écriture de location de voiture sans TVA déductible :

Exemple d’une écriture de location de voiture avec TVA déductible :

Comment comptabiliser les locations d’un véhicule avec option d’achat (LOA) ?

La comptabilisation d’une Location avec Option d’Achat (leasing) suit le même principe que la location court terme lors de la phase de location. La seule différence réside dans l’utilisation du compte 6122 : « Crédit-bail mobilier ».

Par contre, à la fin de votre contrat de leasing, vous aurez la possibilité d’acheter le véhicule loué.

La levée de cette option d’achat, va vous permettre de comptabiliser ce véhicule dans le patrimoine de votre entreprise pour le montant de cette option. Dans ce cas, la comptabilisation de cette option d’achat nécessite l’utilisation du compte 2182 « Matériel de transport ».

Exemple de comptabilisation d’une option d’achat (avec TVA déductible) :

Comment comptabiliser les frais d’immatriculation d’un véhicule ?

La comptabilisation des frais d’immatriculation nécessite de débiter le compte 6354 « Droit d’enregistrement et de timbre ».

En contrepartie, vous créditerez le compte 447 : « Autres impôts, taxes et versements assimilés ».

Exemple de comptabilisation d’une carte grise :

Comment comptabiliser les frais de carburant ?

Pour comptabiliser des frais d’essence, vous débiterez le compte 60611 « Fournitures non stockables ».

Vous pourrez, parfois, récupérer la TVA déductible sur le carburant en débitant le compte 44566 « TVA sur autres biens et services ».

Pour pouvoir déduire cette TVA, il faudra cumuler les conditions suivantes :

• votre entreprise doit être assujettie à la TVA ;
• le carburant doit ouvrir doit à cette récupération de TVA.

Comment comptabiliser le marquage publicitaire ?

Pour comptabiliser le marquage publicitaire d’un véhicule ou tout autre publicité, vous débiterez le compte 623 « Publicité, publications, relations publiques ».

Comment comptabiliser le malus ou le bonus écologique ?

Le malus écologique est débité au compte 6354 « Droits d’enregistrement et de timbre ».

Cette taxe est réglée en même temps que les frais d’immatriculation. On peut, à titre de simplification, les incorporer au prix d’achat du véhicule et de les passer en amortissement avec celui-ci.

Le bonus écologique vise les véhicules électriques. Son montant  peut être déduit par le garagiste sur la facture d’achat. Sinon, ce montant perçu (ou à percevoir) constitue un produit exceptionnel. Ce produit exceptionnel est à saisir au crédit du compte 777 « Quote-part des subventions d’investissement virée au compte de résultat ».

Comment comptabiliser les frais de réparation ?

Les frais d’entretien ou de réparation d’un véhicule sont comptabilisés au débit du compte 6155 «  Entretien et réparations sur biens mobiliers ».

Comment comptabiliser les frais de stationnement ou les péages ?

Qu’il s’agisse de frais de stationnement et de péages, vous débiterez le compte 6251 « Voyages et déplacements ».

Comment comptabiliser la taxe sur les véhicules de société ?

Pour la taxe sur les véhicules de sociétés (aussi connue sous l’acronyme TVS), on débite le compte 63514 « Taxe sur les véhicules des sociétés ».

Attention, même si vous débiterez un compte de charge, cette taxe ne sera pas déductible de vos résultats. Il faudra la réintégrer, fiscalement, dans vos résultats.

Comment comptabiliser les PV et autres amendes ?

La plupart des amendes et autres contraventions seront mises au débit du compte 6712 « Pénalités, amendes fiscales et pénales ».

Comme, pour la TVS, ces amendes ne seront pas déductibles de vos résultats.

Comment comptabiliser les Indemnités Forfaitaires Kilométriques ?

Si vous préférez simplifier votre comptabilité, vous pouvez tout à fait opter pour la déduction et le remboursement de vos frais de déplacement par l’intermédiaire d’’une indemnité : l’Indemnité Forfaitaire Kilométrique (IFK).

Dans ce cas, vous passerez simplement le montant total de cette indemnité au débit du compte 6251 « Voyages et Déplacements ».

Bien évidemment, vous devrez conserver, en annexe de votre comptabilité, le détail de votre kilométrage afin de justifier de l’aspect professionnel de celui-ci.