La comptabilisation de la paie et des charges sociales

La comptabilisation de la paie et des charges sociales s’effectue en saisissant vos écritures comptables dans votre journal de paie. Ces écritures retranscrivent les 3 niveaux de vos fiches de paie : le salaire à payer, les charges salariales et les charges patronales.  

Comment comptabiliser le salaire net ?

Pour comptabiliser le salaire net, vous allez d’abord débiter un ou plusieurs comptes de charges. Si vous souhaitez détailler ces charges, vous allez utiliser l’un des comptes suivants :

• 6411 « Rémunération du personnel – Salaires, appointements »,
• 6412 « Rémunération du personnel – Congés payés »,
• 6413 « Rémunération du personnel – Primes et gratifications »,
• 6414 « Rémunération du personnel – Indemnités et avantages divers ».

Si vous ne souhaitez pas utilisez des comptes aussi précis, vous pouvez très bien vous contenter de débiter le compte 641 « Rémunération du personnel ». Dans tous les cas, vous créditez le compte 421 « Personnel – Rémunérations dues ». C’est dans ce compte que vous saisirez le montant que vous allez payer à votre salarié : son salaire net à payer.

Sur un bulletin de paie, le salaire net apparaît, généralement, tout en bas. La plupart des logiciels de paie encadrent ce montant net et le mettent en gras, en face de la mention : « Net à Payer ». Le montant de ce salaire net est obtenu en retirant les charges salariales du salaire brut.

Quelles écritures comptables pour les charges salariales ?

Pour enregistrer les charges salariales, vous allez créditer les comptes suivants :

• 431 « Sécurité Sociale »
• 4372 « Mutuelles »
• 4373 « Caisse de retraite et de prévoyance »
• 4378 « Autres organismes sociaux »
• 4421 « Prélèvement à la Source » (impôt sur le revenu – depuis janvier 2019)

En théorie, il faudrait débiter le compte 641 comme compte de contrepartie à ces charges salariales. Cependant, nous verrons plus loin qu’il existe un moyen pour simplifier cette partie des écritures de paie.

De la même façon, la plupart des entreprises et des logiciels de paie utilisent des subdivisions de compte. C’est ainsi que vous pourrez trouver dans les écritures automatiques générées par ces programmes de paie, le compte 43731 pour les cotisations à une caisse de retraite, le compte 43732 si vous avez une seconde caisse de retraite…

Cette liberté vous est offerte tant que vous respectez l’architecture générale des comptes comptables. Cette règle vous oblige à conserver les premiers numéros préconisés par le plan comptable pour les comptes que vous pourriez créer.

Comment comptabiliser les charges patronales ?

La comptabilisation des charges patronales s’effectue par groupe de deux écritures. Comme toujours en comptabilité, ces écritures doivent être équilibrées. Là encore, les subdivisions sont libres mais l’esprit de vos écritures comptables doit être identique à ce qui suit.

Comment comptabiliser les cotisations URSSAF patronales ?

Pour comptabiliser vos cotisations URSSAF, vous allez débiter le compte 6451 « Cotisations à l’URSSAF » et, pour le même montant, vous allez créditer le compte 431 « Sécurité Sociale ».

Comment comptabiliser les autres charges patronales :

Pour comptabiliser les autres charges patronales, vous procéderez de la même façon. Vous débiterez le compte de charge correspondant à votre charge patronale et vous créditerez le compte de tiers correspondant à la caisse (les mêmes comptes que nous avons vus pour les charges salariales). Si, par exemple, vous voulez passer l’écriture de comptabilisation de l’ASSEDIC, vous débiterez le compte 6454 « Cotisations aux ASSEDIC » et vous créditerez le compte 4374 « ASSEDIC ».

Comment passer toutes ces écritures de paie dans votre comptabilité ?

Lorsque vous passerez ces écritures de paie dans votre comptabilité vous saisirez les 3 groupes d’écritures que nous avons évoqués ci-dessus : salaire net, charges salariales et charges patronales. Cependant, la majorité des logiciels de paie fusionne les deux premières écritures (le net et les charges salariales) en une seule écriture.

L’objectif de ce regroupement consiste à simplifier les écritures de paie mais elle poursuit, aussi, un autre but : faire apparaître, dans les comptes 641, le salaire brut. En effet, vous avez peut-être relevé que, pour ces deux groupes d’écritures, vous débitez toujours les comptes 641 « Rémunération du personnel ».

En fusionnant ces écritures, vous allez donc additionner, dans les comptes 641, le salaire net et les charges salariales. Ainsi, grâce à ce cumul, vous débiterez, automatiquement, les comptes 641 pour le montant du salaire brut.

Prenons un exemple : Imaginons que vous perceviez, pour le mois de mai, un salaire net de 1700 € correspondant à un salaire brut de 2200 €. Sur ce salaire brut, vos cotisations salariales sont donc de 500 € (2200 € – 1700 €). Ces cotisations salariales se ventilent de la façon suivante :

• 220 € de cotisations URSSAF CSG/CRDS,
• 250 € de cotisations retraite,
• 30 € de mutuelle.

Imaginons que sur ce salaire brut de 2200 €, vos cotisations patronales soient de 1000 €. Ces cotisations patronales pourraient être ventilées ainsi :

• 180 € pour les cotisations URSSAF,
• 400 € pour les cotisations retraite,
• 100 € pour les cotisations ASSEDIC,
• 320 € pour la mutuelle.

Dans ce cas, dans votre journal de paie, vous devriez passer les écritures comptables suivantes :

Comment passer les écritures de règlement ?

Lorsque vous allez payez votre salarié, vous débiterez le compte 421 (dans lequel vous avez saisi le montant net de la fiche de paye) et vous créditerez le compte 512 « Banque ». De la même façon, lorsque vous payerez vos cotisations sociales, vous débiterez le compte de la caisse que vous réglez et vous créditerez le compte 512.

Reprenons notre exemple : Imaginons, que vous régliez, le 02/06, le salaire net de votre salarié pour 1700 € et que le 03/06, vous régliez l’URSSAF pour 400 € (220 € de charges salariales + 180 € de charges patronales). Dans ce cas, dans votre journal de banque, vous devriez passer les écritures comptables suivantes :

À l’issue de ces écritures, le compte de votre salarié (le compte 421001) sera soldé et le compte de la sécurité sociale (le compte 431000) sera aussi soldé.