La comptabilisation des notes de frais

La comptabilisation des notes de frais permet de saisir, dans votre comptabilité, le détail des frais engagés par votre salarié et remboursés par l’entreprise. Cette opération sensible nécessite le respect de règles comptables, juridiques et fiscales précises.  

Dans quel journal comptabiliser les notes de frais ?

La comptabilisation des notes de frais s’effectue, idéalement, dans le journal des achats. Cependant, lorsque la note de frais présente peu d’opérations, les entreprises la comptabilisent parfois dans le journal d’Opérations Diverses (journal d’OD), voire directement dans le journal de banque.

Quels comptes de charges utiliser pour comptabiliser une note de frais ?

Les comptes de charges utilisés dépendent de la nature des dépenses à rembourser au salarié qui les a avancées. Ces comptes de charge sont généralement les suivants :

• Le compte 6251 « Voyages et déplacements » pour les remboursements de billets de train, de billets d’avion, les déplacements en taxi, les frais d’autoroutes, le frais de péages …
• Le compte 6256 « Missions » pour les frais d’hôtel, les frais de nourriture, les frais de logement …
• Le compte 6257 « Réceptions » pour le remboursement des invitations au restaurant, au café, pour l’organisation de lunch …
• Le compte 626 « Frais postaux et de télécommunication » pour le remboursement des notes de téléphones, des frais d’envoi …
• Le compte 6234 « Cadeaux à la clientèle »,
• Le compte 6181 « Documentation générale » pour les revues et la presse non professionnelles,
• Le compte 6183 « Documentation technique » pour les revues professionnelles,
• Le compte 6063 « Produits d’entretien et de petit équipement » pour le remboursement du petit matériel,
• Le compte 6064 « Fournitures administratives » pour le défraiement des fournitures de bureau.

Tous ces comptes sont précisés dans le Plan Comptable Général, mais vous pouvez créer autant de subdivisions que vous souhaitez. Ces subdivisions vous permettront d’analyser, au besoin, les différents frais remboursés pour chaque salarié.

Quel compte utiliser, au crédit, pour la comptabilisation des notes de frais ?

Le compte de contrepartie généralement recommandé pour comptabiliser les notes de frais est le compte 467 « Autres comptes débiteurs ou créditeurs ». Dans la pratique, beaucoup de comptables utilisent le compte 421 « Personnel – Rémunérations dues » lorsque les frais sont engagés par des salariés. De la même façon lorsque l’entreprise verse des acomptes sur ces notes de frais, on utilise le compte 425 « Personnel – Avances et acomptes ».

Dans la pratique, on conserve souvent ce compte pour comptabiliser et pointer la note de frais, elle-même. Bien évidemment, pour un meilleur suivi, il est conseillé de créer des subdivisions de ces comptes pour chaque salarié.

Enfin, si la note de frais concerne un dirigeant, on crédite parfois le compte 108 « Compte de l’exploitant » ou, si ce dirigeant exerce en société, le compte courant d’associé (le compte 4551).

Peut-on déduire la TVA sur les notes de frais ?

La TVA peut être déduite de certains frais remboursés. Pour que votre entreprise puisse déduire cette TVA, il faut que la note de frais respecte les conditions suivantes :

• La facture de la dépense doit être annexée, en original, à la note de frais,
• Cette facture doit être au nom de la société et doit comporter toutes les mentions obligatoires de l’entreprise (adresse, raison sociale …),
• Cette facture doit aussi comporter toutes les mentions obligatoires permettant la déductibilité de la TVA (BOI-TVA-DECLA-30-20-20-10-20131018),
• Enfin, la dépense remboursée doit rentrer dans le champ d’application de la TVA déductible pour l’entreprise qui la rembourse.

Si toutes ces conditions sont remplies, vous pourrez comptabiliser la note de frais en débitant le compte charge pour le montant Hors Taxe et en débitant un compte de TVA déductible (un compte commençant par 44566) pour le montant de la TVA.

Comment comptabiliser une note de frais ?

Pour comptabiliser la note de frais de votre salarié, vous devrez appliquer les principes que nous avons évoqués précédemment, à savoir :

• Saisir cette note de frais dans le journal des achats,
• Débiter les comptes de charges,
• Débiter, s’il y a lieu, le compte de TVA déductible,
• Créditer le compte 467 du salarié.

Exemple de comptabilisation d’une note de frais :

Imaginons que votre salarié vous remette, au 31/05, une note de frais qui comporte les éléments suivants :

• Une facture de fournitures de bureau pour 60 € TTC (50 € H.T. et 10 € de TVA). Cette facture remplit toutes les conditions pour permettre la déductibilité de TVA pour votre entreprise
• des frais de déplacement (des Indemnités Forfaitaires Kilométriques) pour 54.3 € (100km*0.543 €),
• une note d’hôtel pour 120 €.

Au 31/05, votre entreprise pourra passer, dans sa comptabilité, la note de frais de votre salarié en saisissant l’écriture suivante :

Lors du remboursement de cette note de frais, vous débiterez, dans votre journal de banque, le compte 467001 et vous créditerez votre compte bancaire (le compte 512). Le compte 467001 sera ainsi soldé. Il ne restera plus, dans votre comptabilité, que les charges correspondant à cette note de frais.