Comment numéroter mes factures ?

Vous émettez vos factures depuis des années ou vous allez établir votre première facture pour votre premier client ? Peut-être vous êtes-vous déjà demandé s’il y avait des règles particulières à respecter pour la numérotation de vos factures ?

Quelles sont les principales règles ?

La première règle à respecter, en matière de facturation, est l’incrémentation des numéros de facture. Cela signifie que les numéros doivent se suivre (sans aucune rupture). Par exemple : la facture numéro 005 doit précéder la facture numéro 006, qui doit elle-même précéder la facture numéro 007 …

La deuxième règle est la numérotation chronologique. Si, par exemple, votre dernière facture établie le 05/08/2015 porte le numéro 005, alors la prochaine facture (portant le numéro 006) ne devra jamais être datée d’avant ce 05/08/2015.

La troisième règle est l’unicité des numéros. Cela signifie que vous ne devez jamais établir deux factures avec le même numéro.

La quatrième règle est l’intangibilité de vos factures. En d’autres termes, une fois que votre facture est remise à votre client, vous ne devez jamais la modifier (numérotation, montants …).

Un logiciel de facturation est-il obligatoire ?

Vous n’êtes pas obligé d’utiliser un logiciel de facturation pour facturer vos clients. Vous devez simplement respecter les principes évoqués ci-dessus.

Néanmoins, les prix des logiciels de facturation (appelés aussi logiciels de Gestion commerciale) sont devenus très abordables. Certains sont mêmes gratuits avec des fonctionnalités basiques mais largement suffisantes pour débuter dans le respect des règles légales. De plus, vous en aurez irrémédiablement besoin si votre activité prospère et que, de fait, le nombre de vos factures augmente …

Comment dois-je numéroter mes factures de recettes ?

Il n’y a pas de système obligatoire dans la mesure où vous respectez les principes de bases évoqués ci-dessus.

Néanmoins, il est parfois conseillé d’utiliser, dans la première partie de la numérotation, un préfixe composé de la date d’émission de la facture sous un format de type « AAMMJJ » (pour AnnéeMoisJour) suivi du numéro « incrémentable » de la facture. Par exemple 150806-005 pour la facture n°005 émise le 06/08/2015.

Les numéros doivent-ils toujours se suivre ?

Obligatoirement, c’est un des principes fondamentaux évoqués ci-dessus.

Pour autant, puis-je créer une numérotation spécifique pour certains clients ?

L’utilisation d’une numérotation spécifique est autorisée par la loi. Elle est généralement utilisée lorsque la numérotation classique est incompatible avec l’organisation de l’entreprise.

Mais alors, comment créer des numérotations spécifiques ?

Prenons un exemple ; imaginons que vous ayez deux points de vente :

• un commerce « classique » avec des clients pour lesquels vous établissez des factures « au comptoir »
• un site internet qui vous permet de vendre certains produits « à distance » et qui facture automatiquement et immédiatement vos clients sur le « net »

Dans ce cas, rien ne vous interdit de créer un préfixe pour chaque « point de vente ». Ainsi, vous pourrez identifier les factures de votre commerce « Classique »  en rajoutant un préfixe « C » devant chaque numéro : C005, puis C006, puis C007 …

De la même façon, pour votre activité « Net », vous pourrez utiliser le préfixe « N » : N006, puis N007, puis N008 …

Ainsi, au sein de chaque « groupe » de factures, les numéros se suivront bien, la numérotation sera bien chronologique et chaque numéro de facture sera toujours unique.

Ma première facture doit-elle, obligatoirement, porter le numéro “001” ?

NON, pas nécessairement.

Vous êtes libre de commencer la numérotation de vos factures à n’importe quel numéro. Par contre, vous devrez incrémenter, toutes vos factures suivantes, à partir de ce numéro.

Ainsi, si votre première facture commence au numéro 0152, la facture suivante devra obligatoirement porter le numéro 0153 et ainsi de suite …

Comment supprimer une facture ?

Vous devez savoir que la suppression d’une facture remise à un client est rigoureusement interdite.

Cette infraction, assimilée à de la fraude fiscale, est très sévèrement punie par l’administration fiscale.

En cas d’erreur, vous n’avez qu’une seule possibilité : établir une facture d’avoir corrigeant ou annulant celle erronée.

Comment numéroter un avoir ?

Les factures d’avoir suivent les mêmes règles de numérotation que les factures « classiques ».

Vous avez, cependant, deux possibilités :

1. conserver la même numérotation que pour vos factures de recettes. Le numéro de facture d’avoir suit, dans ce cas, le numéro de la précédente facture de recette,
2. utiliser un préfixe réservé aux factures d’avoir (par exemple « A »). Dans ce cas, le numéro de votre quatrième facture d’avoir pourra être, par exemple, A004.

Comment numéroter un devis ?

Contrairement aux factures, vous n’êtes pas obligé de numéroter vos devis.

Néanmoins, pour un meilleur suivi commercial de vos prospects, nous vous conseillons d’utiliser un système de numérotation (mais indépendant de celui utilisé pour la numérotation de vos factures).

Quelles sont les sanctions encourues ?

L’article 1737-II du Code Général des Impôts  prévoit « que toute omission ou inexactitude constatée dans les factures (…) donne lieu à l’application d’une amende par omission ou inexactitude ». Le même article prévoit que « chacune de ces omissions ou inexactitudes est sanctionnée par une amende de 15 €» sans que le montant total de ces amendes ne puisse dépasser 25 % du montant total facturé.

Imaginez si votre comptabilité contient, chaque année, 150 factures et que chacune d’entre elle comporte 2 erreurs (je vous laisse faire le calcul) …

Comment comptabiliser mes factures clients ?

Si vous utilisez un logiciel de gestion commercial, vous aurez certainement la possibilité de « transférer » automatiquement vos factures de recettes dans votre comptabilité.

Si tel n’est pas le cas, vous devrez saisir « manuellement » chaque facture dans votre comptabilité.

Mais quel que soit le système, vous devrez veiller à ce que les numéros de vos factures se retrouvent dans votre comptabilité en tant que numéro de pièce.