Les délais de conservation des documents comptables varient selon le type de document et le contexte juridique. En effet, les délais de conservation ne sont pas les mêmes selon que vous ayez à faire face à un contrôle fiscal ou à un contentieux commercial…
Lorsque l’on parle de délai de conservation, il faut savoir que l’on parle toujours de délai minimal. Ainsi et pour des raisons évidentes de fiabilité et de sécurité, un expert-comptable conseillera toujours à son client d’archiver tous ses documents comptables, sans limite de temps.
Quels sont les délais de conservation des documents comptables en cas de contrôle fiscal ?
Le délai de conservation des documents, en cas de contrôle fiscal, est généralement de 6 ans (article L102 B du Livre des procédures fiscales). Cela signifie que l’administration fiscale peut exercer son droit de communication, de contrôle ou d’enquête durant ce délai de six années.
Quels sont les documents comptables concernés par ce délai fiscal de 6 années ?
Les documents concernés par ce délai fiscal de conservation sont :
- les documents liés à l’imposition sur le revenu (IR) ou l’impôt sur les sociétés (IS),
- les liasses fiscales professionnelles (BIC, BNC, BA),
- les impôts directs locaux,
- les Cotisations Foncières des Entreprises (CFE),
- les taxes liées au chiffre d’affaires (TVA, CVAE …).
Comment calculer ce délai de conservation ?
Ce délai de conservation de 6 ans concerne toutes les années entières et closes. Pour les livres comptables, il faut prendre en compte la date de la dernière écriture présente dans ce registre.
Pourquoi un délai de conservation de 6 ans alors que le délai de prescription est triennal ?
Le délai de prescription est, généralement, de 3 ans (article L169 du Livre des Procédures Fiscales). Pour ces trois derniers exercices clôturés, l’administration fiscale pourra donc rectifier votre comptabilité en cas d’erreurs ou d’irrégularités (on parle de délai de reprise).
Cependant, cette prescription triennale n’est pas contradictoire avec le délai de communication de six années que nous avons préalablement évoqué. En effet, en cas de contrôle, votre inspecteur pourra bien exiger la communication de tous vos livres comptables sur ces six dernières années.
Dans quels cas le délai de prescription fiscale s’allonge-t-il ?
Il existe principalement quatre situations où le délai de prescription triennal est rallongé :
- en cas de report déficitaire,
- en cas d’amortissements,
- en cas d’agissements frauduleux,
- en cas d’activités occultes.
Pour chacun de ces cas, les délais de communication des documents comptables seront, eux aussi, allongés …
Que devient le délai de prescription en cas de report déficitaire ?
Si vous exercez en société, vous pourrez utiliser les déficits antérieurs de votre société pour les imputer sur les bénéfices futurs. Ce report des déficits est un véritable avantage fiscal. Cependant, il a aussi une conséquence fâcheuse sur le délai de prescription : il le reporte, sans limite (BOI-CF-PGR-10-20-20160203). En reportant les déficits de votre société sur l’une des trois dernières années, vous ouvrez le droit à l’administration d’exiger la communication des tous les documents comptables relatifs à ces exercices déficitaires, sans limitation de durée …
Quel est le délai de prescription en cas de déduction d’amortissements ?
Dans la majorité des entreprises on retrouve, à l’actif de leur bilan, des immobilisations. Ces immobilisations n’apparaissent pas en charge, immédiatement.
Ces charges sont comptabilisées, par fractions, sur plusieurs années : on parle d’amortissements. Ces amortissements peuvent donc être déduits pendant 5, 10 ou 30 années …
En cas de déduction d’amortissements, l’administration pourra vous demander de présenter la facture de cette immobilisation, 6 années après la fin de cet amortissement.
Dans des cas extrêmes, cela vous oblige donc à conserver certains documents pendant près de 36 années …
Quel est le délai de prescription en cas d’agissements frauduleux ?
En cas d’agissements frauduleux, l’article L187 du LPF prévoit une prolongation du droit de reprise de deux années. Le délai de prescription passe alors de trois à cinq années.
Quel est le délai de prescription en cas d’activités occultes ?
De la même façon, ce délai de prescription peut être prolongé de 5 ans en cas d’activités occultes (article L169 du LPF). L’administration pourra donc examiner les documents comptables détenus par l’entreprise durant les dix dernières années.
Dans ce contexte, l’administration pourra exiger, si l’entreprise les a conservés, la communication des livres comptables sur un période supérieure aux six années théoriquement définies (BOI-CF-COM-10-10-20-20131018). On comprend mieux pourquoi l’administration fiscale se cale, très souvent, sur les délais de conservation des documents comptables définis dans le Code du commerce.
Quels sont les délais de conservation des documents comptables pour le Code du Commerce ?
L’article L 123-22 du Code du commerce fixe le délai de conservation des documents comptables à dix ans.
Quels sont les documents comptables concernés par ce délai de dix ans ?
Les documents comptables concernés par ce délai de conservation de dix ans sont :
- les livres comptables obligatoires (livre journal, grand livre, livre d’inventaire) ,
- les factures,
- les bons de commande …
Comment calcule-t-on ce délai de conservation de dix ans ?
Ce délai est pris en compte en fonction de la dernière écriture présente sur le document comptable concerné.
Quels sont les autres délais de conservation ?
Les principaux délais de conservation des documents affectant la vie d’une entreprise sont les suivants :
- Cinq ans pour les documents bancaires (article L110-4 du Code de commerce),
- Cinq ans pour les contrats et correspondances commerciales (Article L 110-4 du CC),
- Trente ans pour les contrats d’acquisition ou de cession des biens immobiliers (article 2227 du Code civil).
A propos de l'auteur :
Besoin d'un Expert comptable ?
Nous vous mettons en relation avec l’expert-comptable qu’il vous faut, près de chez vous
Trouver mon comptable
