Comment refacturer ses notes de frais à son client ?

Le problème de la refacturation des frais par une entreprise à son client est effectivement assez complexe. Il est traité par l’Article 267 du Code Général des Impôts.

Il a, par ailleurs, fait l’objet de multiples débats comptables et fiscaux dont la question posée au parlement et publiée au Journal Officiel du 28/07/2015.

Il ressort de ces textes, comme vous l’avez souligné, 3 possibilités :

1. Une facturation des frais sous forme de débours.
2. Une facturation des frais avec facturation, systématique, de la TVA.
3. Une facturation des frais en séparant les dépenses avec TVA récupérable et les dépenses sans TVA déductible.

1ère Possibilité : Facturation des frais sous forme de débours

Avantage des débours

L’avantage du débours est qu’il permet de refacturer les frais engagés pour son client sans les rendre taxables à la TVA.

Dans la mesure où de plus en plus d’entreprises ne sont plus assujetties à la TVA, cela peut représenter un certain avantage de ne pas refacturer 20% de TVA à son client …

Inconvénients des débours

L’inconvénient principal des débours est le respect du formalisme. Les règles doivent être suivies rigoureusement au risque de voir ces frais devenir assujettisables à TVA en cas de contrôle …

Les règles à respecter

Pour être assimilés à des débours et remboursés sans supporter la TVA de l’entreprise qui les facture, l’entreprise doit remplir les conditions suivantes :

• Les factures initiales de frais sont faites au nom du client (voir le cas particulier des notes de restaurant ci-dessous).
• La facturation à l’Euro près (sans aucune marge ni perte).
• La comptabilisation de ces frais dans des comptes de suivi (vous utilisez le compte 467).
• La justification de ces comptes de frais au client (on parle de reddition de compte au commettant).
• La possibilité de justifier, auprès de l’Administration fiscale, de la nature et du montant précis des dépenses engagées.
• Enfin, pour sécuriser l’opération de “non assujettissement” à la TVA, l’administration conseille aux entreprises de faire signer, par leurs clients, un mandat préalable et explicite de remboursement des frais engagés pour leurs comptes.

Le cas particulier des frais de restaurant

En ce qui concerne les factures de restaurant, il existe deux possibilités :

1. La note de restaurant est inférieure à 150 € HT.
2. La note de restaurant est supérieure à 150 € HT.

La note de restaurant est inférieure à 150 € HT

Si la facture de restaurant est inférieure à 150 € HT, l’impression du nom du client n’est pas exigée, par l’administration fiscale, sur la facture.

La note de restaurant est supérieure à 150 € HT

Au-delà de 150 € HT, les notes de restaurant doivent comporter le nom de l’entreprise qui va déduire la TVA (en d’autres termes, le client). Cette mention peut être faite par l’apposition d’un cachet au verso de la note.

Le traitement comptable des débours

Dans la comptabilité de votre entreprise (celle qui avance et refacture les débours), ces frais sont saisis en TTC dans le journal des achats. Pour ces débours on va utiliser un compte de “pointage”. Vous proposez l’utilisation du compte 467, ce qui me semble cohérent.

Ce compte est débité au moment de l’engagement des frais. Ce même compte est crédité lorsque l’entreprise refacture ces frais à son client.

A l’issue de ces opérations, le compte des débours est soldé.

Exemple d’écritures de comptabilisation des débours :

Imaginons que vous ayez signé, avec votre client, un mandat de refacturation de frais sous la forme de débours (mandat n°018). Ces frais concernent une dépense de restaurant pour 80 €.

A titre d’exemple, nous allons utiliser une subdivision du compte 467000. En effet, pour assurer un meilleur suivi comptable, nous utiliserons le compte 467018 (pour rappeler le numéro de mandat : 018).

Le 30/04/2018, vous collectez la facture pour le compte de votre client, lors de ce repas :

Le 30/04/2018, vous réglez cette facture pour votre client :

Le 01/05/2018, vous émettez votre facture de débours à votre client :

A l’issue de ces écritures, les comptes 401RES et 467018 sont biens soldés (principe de la partie double).

Il ne vous reste plus qu’à encaisser votre client : le compte 411CLI est bien débiteur de 80 €…

2ème Possibilité : Facturation systématique des frais avec la TVA

Avantages de la facturation des frais avec TVA

C’est la solution la plus simple et la plus sûre à mettre en place. De plus, elle permet de dégager une marge supplémentaire sur les frais engagés.

Inconvénients de la facturation des frais avec TVA

Elle est bien plus coûteuse pour le client, surtout s’il ne récupère pas la TVA.

De plus, ce système de refacturation des frais génère de la TVA sur des frais qui en sont, normalement, exonérés : billets de train…

Le traitement comptable des frais refacturés avec TVA

Dans la comptabilité de votre entreprise, ces frais sont saisis en HT avec TVA déductible. Bien évidemment, cette possibilité n’est offerte que si ces frais génèrent une TVA admise en déduction pour votre entreprise.

Exemple d’écritures comptables de frais refacturés avec TVA :

Reprenons notre exemple de note de restaurant pour 80 €. La TVA déductible s’élève à 5 €

Le 30/04/2018, vous déjeunez à ce restaurant.

Dans votre comptabilité, la saisie de la facture donne cette écriture :

Dans votre journal de banque, l’écriture de règlement de cette note devrait être :

Le 01/05/2018, vous émettez votre facture de frais à votre client. Imaginons que vous refacturiez ces frais 100 € HT (car rien ne vous oblige à les facturer à l’euro près). Les frais refacturés seront mis au crédit du compte 708 “Produits des activités annexes” avec la facturation d’une TVA collectée correspondante (compte 445710). L’écriture de refacturation des frais est la suivante :

A l’issue de ces écritures, le compte de votre fournisseur (401RES) est bien soldé.

Il ne vous reste plus qu’à encaisser votre client mais pour 120 €, cette fois-ci…

3ème Possibilité : facturation des frais avec séparation des frais assujettis à TVA et les autres

Cette possibilité permet d’utiliser le système des débours pour les frais qui ne génèrent pas de TVA déductible et une refacturation avec TVA pour les frais qui permettent de déduire la TVA.

Il s’agit donc d’un regroupement des deux solutions précédentes.

Avantages

Les avantages sont très modestes. Ils ne résident que dans la possibilité de dégager une marge supplémentaire uniquement sur les frais à TVA déductible.

Inconvénients

Cette solution conserve tous les inconvénients des débours en complexifiant, un peu plus, le traitement comptable.

Le traitement comptable des frais refacturés en séparant ceux avec TVA déductible et les frais sans TVA déductible

Reprenons notre exemple de note de restaurant pour 80 €. La TVA déductible s’élève à 5 €.

Imaginons que l’entreprise ait un mandat pour refacturer ses déplacements sous forme de débours (mandat n°019) et que, le 30/04/2018, elle ait fait aussi un déplacement en train pour 45 €.

Le 30/04/2018, la saisie de la facture de restaurant et du déplacement en train donnent ces écritures :

Dans votre comptabilité, les écritures de règlement de ces factures devraient être :

Le 01/05/2018, vous émettez votre facture de frais et de débours à votre client.

Cette facture comprendra la facturation des frais de restaurant (pour 100 € HT) et des débours pour le train (45 € TTC).

L’écriture correspondante sera la suivante :

A l’issue de ces écritures, les comptes de vos fournisseurs (401RES et 401SNCF) sont bien soldés ; le compte de débours (467019) l’est aussi.

Il ne vous reste plus qu’à encaisser votre client pour 165 €.

Conclusion

Comme vous le voyez, la solution de la refacturation des frais avec TVA est vraiment la solution la plus souple et la plus facile à mettre en place.

C’est pour cette raison que nous la conseillons.

Maintenant, si la rigueur et les exigences administratives ne vous repoussent pas, vous pouvez aussi opter pour la facturation selon le système des débours.